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Como hacer una Gestión documental económica

//Como hacer una Gestión documental económica

Como hacer una Gestión documental económica

Vamos a tratar de explicar de una forma simple como puede implantar una gestión documental económica y sencilla en un ordenador bien para uso particular o una pequeña empresa. Para los que nunca han tenido contacto con lo que es una gestión documental consiste en tener en formato digital es decir en un fichero de word , pdf o txt los documentos que van entrando en nuestra empresa. Para la captura de documentos es imprescindible tener un buen escaner ya que si la tarea de capturar dichos documentos es lenta y engorrosa al final desistiremos de hacerlo y la gestión documental sera un fracaso pues lo importante es que tengamos un archivo con todos los documentos que entran en nuestra empresa.

Materiales necesarios:

Escaner, software de reconocimiento de caracteres, software de indexacion de contenidos y por supuesto un ordenador. al final de este articulo os pongo un detalle del hardware y el software que informática cano utiliza así como el coste real de dicho material.

En este caso os voy a explicar como en nuestra empresa Informática Cano accedemos a dicho contenido y con que software. He de decir que se trata de una Gestión documental básica, no tendríamos políticas de seguridad de acceso a documento aunque os pongo como poder tener también documentos confidenciales. tampoco tenemos una gestión de workflow (flujos de trabajo) es decir que cuando un documento es escaneado pase por una serie de usuarios que van validando el mismo por ejemplo si se escanea una factura y hay una persona en la empresa que tiene que dar el OK a dicha factura que se gestione esto de forma automática para que se remita a la persona adecuada para su aprobación.

Importante: En nuestro ordenador debemos de crear una carpeta donde a su vez tendremos subcarpetas, no es necesario que se haga un árbol de carpetas grande yo os pongo el árbol que tengo en la empresa que dirijo. Este arbol esta dentro de un una unida de almacenamiento en mi caso compartida con los empleados de la empresa y la carpeta principal donde están todas estas carpetas se llama Gestión Documental.

Una vez que tenemos nuestro arbol de directorios lo que tenemos es que meter en la carpeta principal toda la documentación que vayamos escaneando con nuestros dispositivos de escaneo  en nuestro caso utilizamos un escaner fujitshu Scannap IX500 una autentica maravilla pues es muy rápido dispone de sensores de ultrasonidos para  utilizar distintos formatos de papel y escanea por las dos caras a la vez detectando las paginas que están en blanco y que descarta automáticamente.

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Ademas tiene un precio competitivo (ver en tienda Online) los docuemtos se puede programar para que se almacenen con la fecha en la que son escaneados por ejemplo 201412121212.pdf esto correspondería a las 12 y 12 del mes 12 del 2014 esto nos servirá pues la forma de archivar nuestros documentos físicos serán en carpetas que indiquen de que fecha a que fecha. en nuestro caso usamos archivadores definitivos ya que normalmente no tenemos que recurrir al documento en si ya que lo tenemos digitalizado.

El programa que trae el scannap te realiza el ocr de los documento si utilizamos un escaner que no sea este, tendremos que pesarle un OCR a nuestros documentos pues de esa forma podremos buscar por cualquier texto que contenga el documento PDF una vez que el documento PDF permite búsquedas es decir tiene el OCR moveremos el documento a la carpeta que corresponda. Por ejemplo si se trata de una factura de proveedor a la carpeta de facturas recibidas.

Nosotros para no duplicar documentos es decir para no volverlos a escanear lo que hacemos es que sellamos el documento con un sello que indica archivado digitalmente de esta manera cuando tenemos el documento ya sabemos si esta o no en nuestra gestión documental.

Tener un archivo digital no nos valdría de nada si no lo acompañamos de un programa que sea capaz de indexar dichos documentos, para este menester utilizamos X1 search es un software muy económico vale 39.95€ y realmente es bueno nosotros tenemos unos 2.000.000 millones de documentos escaneados y va bien.

Su manejo es sencillo viene en Ingles pero realmente es sencillo de manejar. Solo tendríamos que indicarle que ubicación queremos indexar y listo luego podremos buscar cualquier documento que tengamos y podremos hacer búsquedas selectivas, por fechas por tipo de documento etc.

Esperamos que os hayamos resuelto o por lo menos orientado en archivar digitalmente vuestros documentos esperamos vuestros comentarios y sugerencias.

By | 2017-09-30T20:07:54+00:00 10 diciembre, 2014|Sin categoría|0 Comments

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