DMS: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Un sistema de gestión de documentos, DMS para abreviar, apoya a su empresa en la gestión electrónica y sistemática de sus documentos comerciales. Por lo tanto, un DMS en muchos sentidos es el primer paso hacia una oficina sin papel, digitalizando sus procesos analógicos como presentaciones, búsqueda y archivos. La tecnología DMS actual se puede utilizar para garantizar que los documentos se gestionen desde su creación hasta su destrucción.

Un entorno DMS.
Ya sea en el campo, en la oficina en casa o simplemente desde cualquier otro lugar: si los empleados tienen acceso rápido y específico a todos los documentos e información fuera de sus propios escritorios aumenta la productividad. El único requisito es que los documentos analógicos sean digitalizados por un escáner de documentos al recibirlos. El escáner transfiere los datos al DMS, desde donde los usuarios pueden acceder a los datos o recuperarlos a través de aplicaciones especializadas para procesarlos.

La solución PaperOffice DMS que utilizamos está lista para el GOBD y el GDPR: archivado de documentos, gestión de archivos, gestión de contratos y eficiencia basada en IA para autónomos, pymes y grandes empresas.
Las soluciones DMS de PaperOffice ofrecen varias funciones para que el manejo de documentos sea más fructífero y menos comprometido. Las características principales clave incluyen:

– Búsqueda de texto completo: busque y encuentre documentos como en Google mediante la búsqueda de texto completo. El sistema de gestión documental guarda sus documentos de forma segura en una base de datos central utilizando los metadatos descriptivos. Los documentos se pueden encontrar fácil y convenientemente utilizando propiedades como el nombre, la fecha, la descripción, el tipo, palabras clave, el estado del documento, etc. También cumple con la obligación legal de almacenar sus documentos electrónicamente.

– Versionado de documentos: la ventaja de los documentos electrónicos es que los empleados pueden editarlos, modificarlos y crear nuevas versiones en cualquier momento y en cualquier lugar. La desventaja es que a menudo es difícil rastrear quién realizó los cambios, en qué momento y qué versión es la actual o la relevante. Por lo tanto, la gestión de las versiones tiene una máxima prioridad en el DMS: deja claro qué cambios fueron realizados, por qué persona y en qué momento. También se puede ver cómo era la versión anterior y la versión original.

– Soluciones de escaneado (Scan-Connect).

– Protección contra el acceso no autorizado y el cifrado.

– Acceso remoto independientemente de la ubicación.

– Indexación de documentos (metadatos): el DMS archiva utilizando metadatos y OCR con los que puede encontrar los documentos que busca de manera rápida y confiable, lo que hace que sus procesos sean más eficientes y, por lo tanto, más rentables. La gestión de documentos permite que todos sus empleados trabajen de forma más ágil y flexible, donde sea que esté su lugar de trabajo.

– Integración intuitiva con Outlook/Office.

– Seguridad: la administración de documentos hace que editar, administrar, crear versiones y archivar sea fácil y seguro. Además, varios empleados pueden acceder a un mismo documento al mismo tiempo sin causar ningún problema.

– Archivado conforme a la legislación europea con la inalterabilidad de la información.

– Ahorro de espacio físico: con los costos de alquiler de hoy en día, no tiene sentido comercial utilizar un espacio encarecido para fines de archivo. Dé un paso hacia la oficina sin papel convirtiendo electrónicamente documentos físicos y luego destruyéndolos. Ahorrará un espacio valiosísimo.

Su proyecto DMS.
Su proyecto DMS es tan particular como su empresa. La clave para un proyecto exitoso radica en el desarrollo estructurado y en la participación de sus empleados. De esta manera, las solicitudes de cambio pueden responderse de una manera extremadamente ágil e implementarse directamente en el proyecto en curso.

Desde un negocio unipersonal hasta una gran empresa, le apoyamos desde la evaluación de sus necesidades reales hasta la implementación y desarrollamos conjuntamente el concepto de DMS adaptado a su empresa.

ECM.
Cuando los documentos físicos se digitalizan y se gestionan en un DMS se conoce como gestión de contenido empresarial (o ECM para abreviar). Un ECM incluye los componentes de hardware y software, los métodos y procesos, así como las estrategias corporativas que se utilizan para guardar, almacenar y administrar documentos y así almacenarlos durante un período de tiempo más largo que el estándar legal.

Un ECM ayuda a las empresas a lo largo de todo el ciclo vital de la gestión de documentos e información y es el compañero ideal para la digitalización de los procesos empresariales que, a menudo, todavía se siguen gestionando físicamente. Se puede incluir una gran variedad de posibilidades: contenidos estructurados, como facturas o contratos; o contenidos menos estructurados, como correos electrónicos, memorandos o artículos de prensa.